Word jij het gezicht van ons bedrijf en voeg jij jouw energie toe aan ons dynamische team? Wij zijn op zoek naar een representatieve en veelzijdige Medewerker Secretariaat die ons team op donderdagen en vrijdagen komt versterken!
Functieomschrijving
Jij bent het eerste aanspreekpunt voor zowel externe bezoekers als interne collega’s, en je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt op ons kantoor. Je werkt op de donderdagen en vrijdagen. Jij beheert agenda’s, organiseert zakelijke bijeenkomsten en bent verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen. Jij hebt een hands-on mentaliteit, kunt snel schakelen en weet als geen ander prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
Je ondersteunt jouw collega's van het secretariaat bij financiële administratieve handelingen zoals de controle van creditcarduitgaven en facturen. Maar wat de functie nog afwisselender maakt is het coördineren van diverse facilitaire taken, zoals het verwerken van post, het beheren van de voorraad van kantoorartikelen en bedrijfskleding en het boeken van reizen voor collega’s.
Je bent van nature een organisator en dienstverlenend ingesteld, want je krijgt energie door anderen te helpen en ondersteunen.
Jouw taken en verantwoordelijkheden
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor externen (bezoekers, klanten etc.) en interne collega’s zowel fysiek als via de telefoon en mail;
- Beheren van agenda’s en plannen van vergaderingen;
- Organiseren van zakelijke bijeenkomsten (intern, extern) lunches, koffie/thee, vergaderruimte;
- Boeken van reizen zoals auto's, vluchten, treinreizen, en hotels;
- Verwerken van inkomende en uitgaande post;
- Inkoop en beheer van de kantinevoorraad en kantoorartikelen;
- Inkoop en verwerking van bedrijfskleding;
- Uitvoeren van financiële administratieve handelingen, zoals creditcardcontroles en factuurverwerking;
- Up-to-date houden van interne processen en bieden van facilitaire ondersteuning.
